「これって経費にしていいの？」って、フリーランスになりたての頃、ぼくは毎回迷ってました。コーヒー代、スマホ代、本代……全部グレーに見えて、結局何もできていなかったです。この記事では、フリーランスが実際に経費として使えるものを、判断基準ごとに整理して解説してみます。
・家賃・光熱費・スマホ代は「按分」で一部経費にできる
・交通費・書籍・サブスクも経費になる可能性が高い
・領収書と「仕事との関連メモ」をセットで保管が鉄則
・迷ったら会計ソフトか税理士に確認が最短ルート
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そもそも「経費」って何？フリーランスが押さえる基本ルール
経費の話をする前に、まず「何が経費になるのか」の判断基準を整理してみます。ここを理解しておくと、あとの話がグッとわかりやすくなります。
経費（正式には「必要経費」）とは、事業の売上を得るために必要だった支出のことです。わかりやすく言うと「仕事するために払ったお金」です。この費用は確定申告で収入から差し引けるので、税金が少なくなります。
で、結論から言うと、判断基準はたった一つです。
これだけです。仕事と関係があれば経費、なければプライベートの出費。シンプルに見えますが、実際はグレーゾーンがたくさんあるのが難しいところです。
ぼくが独立した直後、一番困ったのは「どこまでが仕事関連か」の線引きでした。カフェで仕事したときのコーヒー代とか、仕事に使うけど家でも使うスマホとか。この「どこまで？」問題については後ほど詳しく書いてみます。
フリーランスが経費にできるもの【よく使う項目一覧】
実際に使える経費の種類を、ぼくが実際に計上しているものを中心にまとめてみました。ざっくり「全額OK」と「按分でOK」に分けて解説します。
按分（あんぶん）とは、仕事とプライベートで使っているものを「使用割合」に応じて分けること。たとえば仕事で60%使っているなら、費用の60%を経費にできます。
全額を経費にしやすいもの
- 仕事専用のPC・タブレット・周辺機器
- クライアントとの打ち合わせの交通費
- 仕事関連の書籍・専門誌
- 名刺作成費・印刷費
- クラウドサービスや仕事用ソフトの利用料（Adobe、Slack、Notion など）
- 仕事用の文房具・事務用品
- 外注費・業務委託費（他のフリーランスへの依頼分）
- セミナー・勉強会の参加費
ぼくの場合、Adobe Creative CloudやSlackの有料プランは仕事専用なので全額計上しています。月に数千円でも、年間で見るとそれなりの額になるので、ちゃんと計上するのは大事だなと思います。
按分して経費にできるもの
- 自宅の家賃（在宅ワーク分を按分）
- 電気代・ガス代・水道代（光熱費）
- スマートフォンの通信費
- インターネット回線費用
- 自家用車の維持費・ガソリン代（仕事で使う場合）
ぼくはフルリモートで仕事しているので、家賃の約30%を経費にしています。計算方法は「作業スペースの面積 ÷ 部屋全体の面積」や「仕事で使う時間の割合」で出すのが一般的です。按分の割合は自分で合理的に決めてOKですが、税務調査のときに説明できる根拠を持っておくと安心です。
意外と使える経費：これもOKだったの？という事例
「これって経費にしていいの？」と迷いがちなものを、実際にぼくが税理士に確認したり、調べた結果をもとにまとめてみます。
カフェ代・コーヒー代
カフェで仕事した場合のコーヒー代やワーキングスペース代は、「仕事のために場所を借りた」という実態があれば経費にできます。ただし、友人とのランチついでにちょっと仕事した…みたいなのはグレーです。仕事目的であることが明確なケースに限るのが無難だと思います。
書籍・Kindleの本
仕事に関連する本なら経費OK。ぼくはPM関連の本や、IT系の技術書を定期的に買っていますが、全部経費にしています。Kindleで購入した電子書籍も同様に経費になります。
打ち合わせの飲食費（接待交際費）
クライアントや取引先との食事代は接待交際費として経費にできます。個人事業主の場合、金額の上限はとくにありません。ただし「誰と・何の目的で」という情報を領収書の裏にメモしておくと、後々説明しやすいです。
健康診断・人間ドック
正直、これは「仕事に必要」とは言い切りにくい部分もあります。ただ、フリーランスが健康を維持して業務を続けるために必要という観点から、経費にしているフリーランスも多いです。税務的にはグレーゾーンに近いので、判断に迷う場合は税理士に確認するのが一番安心です。
経費にならないもの：やりがちなNG例
逆に「経費にしたいけどできないもの」も整理しておきます。ここを知っておかないと、確定申告でやり直しになることもあるので要注意です。
- プライベートの旅行・観光費用（出張と混在させるのはNG）
- 家族との食事代（接待の実態がない場合）
- 趣味のための買い物（「将来仕事に使うかも」はNG）
- 罰金・反則金（交通違反の罰金など）
- 所得税・住民税（税金自体は経費にならない）
特に「旅行費用の一部を経費にする」は注意が必要です。出張ついでに観光した場合、出張部分（交通費・宿泊費）は経費になりますが、観光目的の部分は経費にできません。「仕事と関係のある支出か」という軸で一つひとつ確認するのが基本です。
経費を正しく管理するための3つの習慣
実際にやってみた話をします。独立して最初の年、ぼくは領収書の管理がぐちゃぐちゃで、確定申告の直前に大量の紙を整理するはめになりました。あれは本当にきつかった。
今は以下の3つを習慣にしています。これ、意外と大事で、やるかやらないかで確定申告のストレスが全然違います。
① 領収書は「仕事との関連メモ」とセットで保管
領収書の裏か余白に「○○案件の打ち合わせ」「PM関連の書籍購入」など、何の仕事に使ったかを一言書いておきます。これだけで、後から見返したときに判断が楽になります。
② 会計ソフトでリアルタイムに記録する
ぼくはfreeeを使っています。銀行口座やクレジットカードと連携しておくと、支出が自動で取り込まれるので入力の手間がかなり減ります。クラウド会計ソフトは最初は少し設定が必要ですが、慣れると確定申告がかなり楽になります。マネーフォワード クラウド確定申告も使いやすいと評判なので、自分に合う方を選んでみてください。
③ 事業用口座・カードをプライベートと分ける
仕事の入出金を一つの口座・カードにまとめるのが、経費管理の最大のコツです。プライベートと混在させると、後から仕分けが大変になります。ぼくは独立時に事業用の口座を新しく作ったのですが、これはやっておいて本当によかったと思っています。
経費の上限・節税の考え方：やりすぎに注意
「経費を増やせば税金が減る」は正しいです。ただし、売上に対して経費が多すぎると税務署から目をつけられやすくなる場合があります。
たとえば年収300万円のフリーランスが250万円の経費を申告すると「利益が50万しかないのに本当に事業が成り立っているのか？」という疑問を持たれる可能性があります。経費はあくまで「実際にかかった仕事の費用」であって、節税目的で水増しするのは脱税になります。
正直、経費の判断に迷うことって、フリーランスをやっていると必ず出てきます。そういうときはひとりで抱え込まず、税理士か会計ソフトのサポートに聞いてみるのが一番早いと思います。ぼくも独立1年目に税理士に単発で相談して、ちょっとテンション上がるくらい疑問が解消しました。
まとめ：フリーランスの経費、迷ったときの判断フロー
この記事のポイントをまとめておきます。
- 経費の基本ルールは「仕事に必要だったかどうか」の一点
- PC・書籍・交通費・サブスクなど仕事専用のものは全額OK
- 家賃・光熱費・スマホ代は按分（仕事で使う割合）で計上できる
- 領収書には「何の仕事に使ったか」をメモしておく習慣が大事
- 迷ったら水増しせず、税理士か会計ソフトに確認するのが最短ルート
経費の計上は、難しく考えすぎるよりも「仕事に使ったものを漏れなく拾う」という感覚で取り組んでみてください。まずはfreeeやマネーフォワード クラウド確定申告などの会計ソフトを試してみるのが、一番手っ取り早い一歩だと思います。
