Notionタスク管理テンプレート5選と使い方

「Notionってタスク管理に使えるって聞いたけど、テンプレートが多すぎてどれを選べばいいかわからない」。そのモヤモヤ、ぼくも最初まったく同じでした。この記事を読むと、自分に合ったテンプレートの選び方と、今日から使える設定手順がわかります。

この記事を書いた人

タケPM

SIerからフリーランスPMへ転身。リモートワーク・転職・副業のリアルな話を体験ベースで発信しています。

そもそもNotionのタスク管理テンプレートって何？

「テンプレートって何？」という方向けに、まずここだけ読んでください。ここを理解すると、この後の話がぐっと入ってきやすくなります。

Notionは、メモ・データベース・タスク管理・ドキュメント作成などをひとつのツールでまとめて使えるオールインワンの作業スペースです。その中でテンプレートとは、あらかじめ設計された「ページの雛形」のことを指します。

タスク管理で使う場合、テンプレートを使えばゼロからデータベースを作る必要がありません。「タスク名」「期日」「ステータス」「担当者」などの項目がすでに用意された状態で使い始められるので、導入のハードルがぐっと下がるのが最大のメリットです。

テンプレートは大きく2種類あります。

まずは公式テンプレートギャラリーから試すのがおすすめです。無料で使えて、Notion内から数クリックで取り込めます。

ぼくが実際に試したテンプレート5選

正直、最初はテンプレートを片っ端から試しました。で、結論から言うと、フリーランスや個人利用ならこの5つから選べばほぼ間違いないと思います。

① シンプルタスクリスト（Simple Task List）

とにかくシンプルにタスクを管理したい人向けです。項目は「タスク名」「期日」「ステータス」の3つだけ。余計な機能が一切ないので、Notion初心者が最初に使うにはこれが一番だと思います。

② カンバンボード（Kanban Board）

「未着手・進行中・完了」の3列にタスクカードを並べて管理する方法です。カンバンとは、もともとトヨタの生産管理手法から来た言葉で、タスクの流れを視覚的に把握するための仕組みです。

ぼくはフリーランスになってから、このカンバンボードを毎日の作業管理に使っています。朝に「今日やること」を進行中に移して、終わったら完了に動かす。この流れが意外と気持ちよくて、ちょっとテンション上がります。

③ GTDテンプレート（Getting Things Done）

GTDとは「頭の中にあるタスクをすべて書き出して整理する」という生産性向上メソッドです。難しく聞こえますが、要は「考えることをNotion側に任せて、自分は作業に集中する」という考え方です。

公式テンプレートギャラリーにGTDを意識した構成のテンプレートがいくつかあります。「受信箱」「次にやること」「待ち状態」「いつかやること」といった分類ができるのが特徴です。

④ プロジェクト管理テンプレート

複数のプロジェクトをまとめて管理したい人向けのテンプレートです。「プロジェクト一覧」と「タスク一覧」が連携していて、どのタスクがどのプロジェクトに紐づいているかが一目でわかる構成になっています。

ぼくはフリーランスで複数のクライアント案件を同時に動かすことが多いので、このテンプレートが今一番使っているものです。クライアントA・クライアントBのタスクを混在させずに管理できるのが地味に便利です。

⑤ 週次レビューテンプレート

毎週の振り返りをセットにしたテンプレートです。タスク管理だけでなく「今週できたこと」「来週の優先事項」をまとめて記録できます。

タスク管理は「こなす」だけでなく「振り返る」のがセットだと、仕事の精度が上がります。ぼくは金曜の午後にこのレビューページを埋めることを習慣にしています。

テンプレートを使い始める3ステップ

実際にやってみた話をします。思っているより簡単なので、この手順を見ながら試してみてください。スクショは載せられないですが、文章でできる限り丁寧に書きます。

ステップ1：テンプレートギャラリーを開く

Notionの左サイドバーの下の方に「テンプレート」というリンクがあります。クリックするとテンプレートギャラリーのページが開きます。検索ボックスで「タスク」や「Task」と検索すると、関連テンプレートがズラッと出てきます。

ステップ2：テンプレートを選んで「このテンプレートを使う」をクリック

気になるテンプレートをクリックすると、プレビューが表示されます。右上の「このテンプレートを使う」ボタンを押すと、自分のNotionワークスペースにページが追加されます。これだけで使い始められます。インストールとか設定ファイルとか、そういう難しいことは一切不要です。

ステップ3：自分用にカスタマイズする

テンプレートをそのまま使い続けてもいいですし、自分の仕事に合わせて項目を変えてもOKです。ぼくがよくやるカスタマイズはこの3つです。

これ、意外と大事で。最初からカンペキなテンプレートを探そうとするより、「70点くらいのやつを使いながら育てる」ほうが続くと思います。

無料プランでここまでできる・有料が必要になるのはここから

コスト面を正直に書きます。「無料で使えるか？」は多くの人が気になる部分だと思うので。

無料プランでできること

正直、個人のタスク管理や小さなチームでの利用なら、無料プランで十分なケースがほとんどです。ぼくも最初の3ヶ月は無料で使っていました。

有料プランが必要になるケース

ぼくが最初にハマった3つのポイント

実際にやってみた話をします。最初の2週間で詰まったポイントを正直に書くので、同じところで止まらないようにしてもらえると嬉しいです。

ハマりポイント①：「ビュー」の概念がわからなかった

Notionのデータベースは、同じデータを「テーブル」「カンバン」「カレンダー」「ギャラリー」など複数の見た目で表示できます。これをビューと呼びます。最初、テーブルとカンバンが別々のデータを持つものだと勘違いして、タスクを2重入力してしまいました。

正しくは「データは1つ、見せ方を切り替えられる」というイメージです。一度理解すると、タスクをカレンダーで締め切り確認しながら、カンバンで進捗管理するという使い方ができるようになります。

ハマりポイント②：テンプレートを複製しても中身が変わらない

Notionのデータベース内にある「テンプレートボタン」（新しいタスクを追加するときの雛形）と、ギャラリーから取り込む「テンプレートページ」は別物です。最初ここが混乱しました。

ギャラリーから取り込んだページの中にある既存データは「サンプル」なので、最初に全部削除してから自分のタスクを入れ始めるのがスムーズです。

ハマりポイント③：フィルターをかけたまま「タスクが消えた」と焦った

これ、意外と大事で。データベースにフィルターをかけていると、条件に合わないタスクは表示されません。「あれ、昨日入れたタスクがない！」と焦ったのですが、フィルターを解除したら普通に出てきました。フィルター設定は画面上部に小さく表示されているので、困ったら確認してみてください。

Notionのタスク管理が向いていない人も正直に書きます

正直、万人向けではないと思っています。以下に当てはまる場合は、別のツールも検討してみてください。

ぼくがNotionを選び続けている理由は「タスク管理だけでなく、議事録・メモ・資料管理も同じ場所でできるから」です。複数ツールを行き来したくない人にはNotionは合っていると思います。

ぼくのNotion タスク管理の実際の運用例

参考までに、フリーランスPMとして毎日どう使っているかを書いてみます。

使っているビューと目的

ぼくが設定しているプロパティ（項目）

最初からすべての項目を使おうとしないのがコツです。ぼくも最初は「タスク名・期日・ステータス」の3つだけからスタートして、半年かけて今の形になりました。

まとめ：まず1つ試してみるのが一番の近道です

この記事で伝えたかったことを整理します。

で、結論から言うと。どのテンプレートが「正解」かより、まず1つを使い始めることのほうがずっと大事だと思います。ぼくは最初に選んだテンプレートを2ヶ月で全部作り直しましたが、それでも「使い始めた」ことに意味がありました。

次のアクションとして、まず「カンバンボード」か「シンプルタスクリスト」のどちらかを今日中にワークスペースに追加してみてください。10分もかかりません。

この記事を書いた人

タケPM

新卒でSIerに入社後、Web系企業への転職を経て、現在はフリーランスのプロジェクトマネージャーとして複数の案件を掛け持ちしています。リモートワーク歴は5年以上。転職・フリーランス転向・リモートワークと、自分が経験してきたことをそのまま書いています。きれいに整理された情報より、泥臭いリアルを優先して発信するのがモットーです。

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