タスク管理ツール比較7選｜用途別に選ぶ方法

「タスク管理ツールっていろいろありすぎて、どれを選べばいいかわからない」——ぼくも最初はそうでした。この記事では、フリーランスPMとして実際に使い比べた7つのツールを、用途・チーム規模・コストの3軸で整理します。読み終えるころには、自分に合うツールが1本に絞れるはずです。

この記事を書いた人

タケPM

SIerからフリーランスPMへ転身。リモートワーク・転職・副業のリアルな話を体験ベースで発信しています。

タスク管理ツールとは？そもそも何ができるのか

「ツール選びの前に、まずそもそも何ができるものなのか」を把握しておくと、比較がぐっとラクになります。ここを読めば、ツール選びの基準が頭に入ります。

タスク管理ツールとは、やるべき仕事（タスク）を一覧化して、期限・担当者・進捗を見える化するためのアプリやWebサービスのことです。メモ帳やExcelでも代用できますが、ツールを使うと通知・フィルタ・チーム共有などが自動化されるので、日々の管理がぐっとラクになります。

大まかに分けると、こんな用途で使われています。

ぼく自身、フリーランスになってから「個人タスク」と「クライアント案件の進行管理」を同時にこなす必要があって、ツール選びには正直かなり時間をかけました。その経験をもとに、この記事を書いてみました。

ツールを選ぶ前に決めておくべき3つのこと

いきなりツールの比較表を見ても、正直ピンとこないんですよね。先に「自分はどのタイプか」を把握しておくと、選択肢がぐっと絞れます。

① 個人で使うか、チームで使うか

これが一番大事な分岐点です。個人向けツールはシンプルで使い始めやすい反面、チームでの権限管理や通知機能が弱いことが多いです。逆にチーム向けツールは機能が豊富な分、慣れるまでに時間がかかります。

② 何を「見える化」したいか

「今日やることのリスト」を管理したいのか、「プロジェクト全体のスケジュール」を把握したいのかで、向いているツールが変わります。

③ 無料でどこまでやりたいか

多くのツールは無料プランがありますが、人数制限・機能制限があるケースがほとんどです。まず無料で試して、物足りなくなったら有料に移行するのが、失敗しにくい進め方だと思います。

タスク管理ツール比較7選｜特徴・料金・向いている人

ここが記事の本題です。実際にぼくが使ってみた7ツールを、特徴・無料プランの範囲・向いている人の3点でまとめました。

① Todoist｜シンプルさが最強の個人向けツール

Todoistは、個人のタスク管理に特化したシンプルなツールです。「今日のタスク」「今後の予定」をリスト形式で管理でき、自然言語入力（「明日の午前中に資料作成」と打つだけで日時が自動設定される）が便利です。

ぼくは独立直後にTodoistを使っていました。入力がとにかく速くて、朝の15分でその日のタスクを整理する習慣がつきました。「まずタスク管理を始めたい」という人の最初の一本としておすすめです。

② Notion｜メモもタスクも一元管理したい人向け

Notionは、タスク管理・メモ・データベース・ドキュメントをひとつにまとめられるAll-in-oneツールです。自由度が高い分、最初のセットアップに少し時間がかかりますが、使いこなせると「ここ以外に情報を置かない」状態が作れます。

ぼくは今もNotionをメイン使いしています。クライアントごとのページを作って、タスク・議事録・資料リンクをまとめて管理しています。最初の1週間は「難しいな」と感じましたが、慣れると手放せなくなる感じです。

③ Asana｜チームのプロジェクト管理に強いツール

Asanaは、チームでのプロジェクト管理に特化したツールです。タスクに担当者・期限・依存関係（このタスクが終わったら次のタスクが始まる）を設定でき、チーム全体の進捗をリスト・ボード・タイムラインで確認できます。

④ Trello｜カード形式でカンバン管理したい人向け

Trelloは、カンバン方式（付箋をボードに貼るような感覚でタスクを管理する方法）が得意なツールです。「To Do → In Progress → Done」のような列を作って、カードを動かしながら進捗を管理します。

Trelloは見た目のわかりやすさが抜群で、「ツールを使い始めたばかり」という人でも直感的に操作できるのが強みです。

⑤ Backlog｜日本のチーム・エンジニアに根強い人気

Backlogは、日本のヌーラボ社が作ったプロジェクト管理ツールです。課題（タスク）管理・ガントチャート・Gitリポジトリ連携（ソースコードの管理機能）が一体になっており、エンジニアを含むチームで使いやすい設計になっています。

⑥ TickTick｜カレンダー連携が便利な個人向けツール

TickTickは、Todoistと並んで個人向けタスク管理ツールとして人気があります。Googleカレンダーとの同期・ポモドーロタイマー（25分作業＋5分休憩を繰り返す集中法）の内蔵など、「仕事の習慣化」を助ける機能が充実しています。

⑦ Microsoft To Do｜Officeとの連携が必要な人向け

Microsoft To Doは、完全無料で使えるシンプルなタスク管理ツールです。OutlookやTeams（Microsoftの会議・チャットツール）との連携が強みで、社内がMicrosoftのサービスで統一されている企業では特に使いやすいです。

用途別おすすめの選び方｜3パターンで整理します

7ツールを並べてみましたが、「結局どれを選べばいいの？」となりますよね。ぼくなりの整理をしてみます。実際にやってみた話をします。

個人・フリーランスで使うなら

ぼくの場合、最初はTodoistで始めて、半年後にNotionに乗り換えました。案件が増えてきて「タスクだけじゃなく情報も一元管理したい」と感じたのが移行のきっかけです。

小規模チーム（5〜20人）で使うなら

大企業・複数部署で使うなら

大企業での導入は、セキュリティ要件・SSO（シングルサインオン：1つのIDで複数サービスにログインできる仕組み）対応・管理者機能が選定基準になることが多いです。AsanaやBacklogの有料プランが対応しているケースが多いです。ただ正直、この規模は社内の情報システム部門に相談するのが一番早いと思います。

ツールを導入してもうまくいかない理由と対処法

ここは意外と大事で、「ツールを入れたのに続かなかった」という話はよく聞きます。ぼく自身も何度か経験しているので、正直に書いてみます。

よくある失敗① 機能が多すぎて使いこなせない

Notionを入れたはいいけど、設定が複雑すぎて結局Excelに戻った——という話はよく聞きます。対処法はシンプルで、最初は機能を絞って「タスクを書くだけ」から始めることです。慣れてきたら少しずつ機能を追加していけばいい。

よくある失敗② チームでルールを決めずに導入した

チームで使う場合、「タスクの粒度」「期限の決め方」「完了の定義」などをあらかじめ決めておかないと、ツールだけ入って誰も使わない状態になりがちです。ツール選定と同時に、運用ルールをシンプルでいいので1枚にまとめておくことをおすすめします。

よくある失敗③ ツールを入れすぎて情報が散らかる

「Notionでタスク管理、Slackでメモ、Trelloで進捗管理…」という状態になると、情報がバラバラになって逆に非効率です。まず1〜2ツールに絞って運用してみることが大事だと思います。

無料プランで始めて有料に移行すべきタイミング

「有料プランって、実際いつから必要になるの？」という疑問はよく受けます。ぼくが考える移行の目安をまとめます。

ぼくの場合、Notionを無料で1年使ったあと、チームメンバーとのファイル共有や権限管理が必要になったタイミングで有料（Plusプラン）に移行しました。月2,000円ほどですが、それ以上に管理の手間が減ったので元は取れていると思います。

まとめ｜自分に合うツールの選び方を3ステップで

記事の内容を振り返ります。

「まず1ツール試してみる」が一番の近道です。迷ったらTodoistかNotionを無料で触ってみてください。使いながら「これで足りるか・足りないか」が自然とわかってきます。

この記事を書いた人

タケPM

新卒でSIerに入社後、Web系企業への転職を経て、現在はフリーランスのプロジェクトマネージャーとして複数の案件を掛け持ちしています。リモートワーク歴は5年以上。転職・フリーランス転向・リモートワークと、自分が経験してきたことをそのまま書いています。きれいに整理された情報より、泥臭いリアルを優先して発信するのがモットーです。

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