Google Workspaceでテレワークを効率化する7つの使い方

「Google Workspaceって契約してるけど、正直メールとドキュメントしか使えてない」——これ、テレワーク導入したての会社あるあるだと思います。この記事を読むと、Google Workspaceをテレワークで本当に活用するための具体的な使い方が7つわかります。ぼく自身リモートワーク歴6年のフリーランスPMとして、実際に毎日使っている話をベースに書きました。

この記事を書いた人

タケPM

SIerからフリーランスPMへ転身。リモートワーク・転職・副業のリアルな話を体験ベースで発信しています。

Google Workspaceとは？テレワークとの相性がいい理由

まずざっくり整理します。「Google Workspaceって何？」という方のために、一言で言うと「Googleが提供するビジネス向けクラウドツールのセット」です。GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシート、Google Meet、Google Chat……これらをまとめて使えるようにしたサービスです。

ぼくが「テレワークとの相性がいい」と感じる理由は、全部ブラウザで動いて、どこからでも同じ状態でアクセスできるから。オフィスのPCにしかファイルが入っていない、なんてことが起きません。これ、リモートワークをやってみると本当に大事だと気づきます。

Google Workspaceの公式サイトでもプランの詳細は確認できます。ただ、公式サイトは情報が多くてちょっと読みにくいので、まずはこの記事でざっくり把握してもらうのがいいと思います。

【活用法①】Google Meetでビデオ会議をもっと快適にする

テレワークの定番といえばビデオ会議です。ここではGoogle Meetをただ「繋ぐ」だけで終わらせない使い方を紹介します。

カレンダーから直接Meetリンクを発行する

実際にやってみた話をします。Google カレンダーで予定を作成するとき、「Google Meetのビデオ会議を追加」ボタンを押すだけでミーティングURLが自動生成されます。参加者はそのリンクをクリックするだけ。ZoomのようにIDやパスワードを別途伝える必要がないので、招待メールがすっきりします。

ぼくは毎週のクライアントとの定例会議もこの方法で設定しています。「Meetのリンク何でしたっけ？」という質問がゼロになりました。意外と大事で、小さいことですが時間のムダが減ります。

画面共有＋ホワイトボード機能でオンライン打ち合わせを活発にする

Google Meet内にはJamboard（ホワイトボード機能）との連携があります。——と書きかけたのですが、正直Jamboardは2024年にサービス終了しています。現在は代わりにGoogle Slidesや外部のMiro・FigJamを画面共有で使う方法が主流になってきました。

画面共有機能（画面全体・特定のタブだけ・特定のウィンドウだけが選べる）は地味に便利で、資料を見せながら話すだけでオンライン会議のクオリティがかなり上がります。「タブだけ共有」を使うと、関係ない画面を見せてしまう失敗が防げます。これ、意外と大事で。

【活用法②】Google Chatでチームの会話をメールから切り離す

テレワークで地味に困るのが「返信が遅いメール」問題です。Google Chatを使うと、チャットベースでのやり取りに切り替えられます。

Google ChatはSlackのようなチャンネルベースのコミュニケーションツールです。「スペース」と呼ばれるチャンネルを作り、プロジェクトや話題ごとに会話を整理できます。

スペースをプロジェクト単位で作る

実際にやってみた話をします。ぼくは複数のクライアント案件を抱えているので、案件ごとにスペースを作って管理しています。

こうすると、何かを探すときに「あのメール、どこ行ったっけ？」と全メールを検索しなくて済みます。「メールを減らしてチャットに集約する」だけでテレワークのストレスがかなり下がります。

Google DriveのファイルをChatに貼り付けて共有する

ChatとGoogle Driveは連携しているので、ファイルを添付するときにDriveから直接選べます。容量の大きいファイルをメール添付する必要がなくなります。相手側もGoogleアカウントがあれば、リンクをクリックするだけで開けます。

【活用法③】共有ドライブでファイル管理をチーム全体で統一する

テレワークで最もよく起きる「困った」は、ファイルのありかがわからなくなること。これを解決するのが「共有ドライブ」（マイドライブとは別に存在するチーム用のドライブ）です。

マイドライブとの違いをざっくり言うと——マイドライブは「自分のドライブ」、共有ドライブは「チームのドライブ」です。マイドライブに入ったファイルはその人が会社を辞めると消えてしまうリスクがありますが、共有ドライブに入ったファイルはオーナーが誰であっても残ります。

フォルダ構成のルールを最初に決めることが大事

これ、意外と大事で。ドライブを作っても、フォルダ構成がバラバラだと結局「あのファイルどこ？」が続きます。ぼくが推奨するシンプルな構成を紹介します。

シンプルで構いません。大事なのは「ルールを決めて全員が守ること」で、構成の完璧さよりもルールの徹底のほうが重要です。

【活用法④】Googleドキュメント・スプレッドシートでリアルタイム共同作業する

テレワークで「資料の最新版がわからない」問題、あるあるだと思います。Googleドキュメントとスプレッドシートを使えば、複数人が同時に編集してもファイルは常に一つ。「○○_最終版_修正2.docx」というファイルが乱立する地獄から解放されます。

コメント機能でフィードバックをファイル上に残す

コメント機能を使うと、文章の特定の部分を選択して「ここ、もう少し具体的に書いてほしいです」とメモを残せます。相手が対応したら「解決済み」にして非表示にできます。

ぼくはクライアントへの提案書をGoogleドキュメントで作り、コメントでフィードバックをもらっています。メールでやり取りするより圧倒的に速い。正直、これを知ってから提案書の修正サイクルが半分以下になった気がします。

変更履歴で「誰がいつ何を変えたか」を追える

「ファイル」→「変更履歴を表示」で過去のすべての編集履歴を確認できます。「あれ、この数字いつ変わったんだっけ？」というトラブルが防げます。特にスプレッドシートで複数人が数字を触るときは、この機能があると安心感が全然違います。

【活用法⑤】Googleカレンダーでチームの予定を「見える化」する

テレワークでよくある「この人いま手が空いてるの？」問題。Googleカレンダーを共有設定にしておくと、チームメンバーの予定が一覧で確認できます。

「他のユーザーのカレンダーを表示」で空き時間を把握する

手順はシンプルです。

これで「今ちょっといいですか？」のSlack爆弾が減ります。相手の空き時間を確認してから連絡できるようになるので、テレワークの「気軽に声をかけられない」問題がかなり解消されます。

「Googleカレンダーの予約スケジュール機能」で面談調整を自動化する

予約スケジュール機能（Appointment Scheduleとも呼ばれます）は、自分の空き時間を相手に提示して、相手が好きな時間を選べるようにする機能です。「来週の打ち合わせ、月か火の午後はいかがですか？」という往復メールが0回になります。

ぼくはこれを初めて使ったときちょっとテンション上がりました。日程調整ツールをわざわざ別で契約しなくてよくなった、という感じで。

【活用法⑥】Googleタスク・Keepでテレワークのタスクを個人管理する

チームのタスク管理はChatやドキュメントでできますが、「自分個人のToDoをどうするか」は意外と放置されがちです。ここではGoogleタスクとGoogle Keepの使い分けを紹介します。

Googleタスク：期限のあるやることリストに使う

Googleタスクはカレンダーと連携していて、タスクに期限を設定すると自動的にカレンダーにも表示されます。「この件の返信、明日までにしなきゃ」というのを登録しておくだけで、カレンダーにリマインダーが表示される。シンプルですが、これで抜け漏れがかなり減ります。

Google Keep：アイデアメモ・後で見返すものに使う

Google KeepはPost-itのようなメモツールです。「会議中にふと思ったこと」「後で調べようと思ったリンク」などをサッと貼っておくのに向いています。スマートフォンアプリもあるので、外出中のメモもそのままPCで見られます。

正直、Googleタスクで細かいメモをしようとすると使いにくいです。「期限があるタスク→Googleタスク」「とりあえずメモ→Keep」という使い分けが一番しっくりきました。

【活用法⑦】Google Formsでアンケート・申請を自動化する

「テレワーク中に紙の申請書を印刷してスキャンして送ってください」——もうやめましょう。Google Formsを使えば、アンケートや各種申請書をオンラインで作れます。回答はスプレッドシートに自動集計されます。

実際に使えるシーン

Formsは無料で使えて、作成も5〜10分でできます。「こんなこともできるの？」と思ったら、まずFormsを開いてみるのがおすすめです。テンプレートも豊富に用意されています。

正直に言う：Google Workspaceが向かないケース

ここまで活用法を紹介してきましたが、正直なところも書いておきます。

ぼく自身、クライアントがMicrosoft 365を使っているケースもあります。そういうときは両方を使い分けています。「Google Workspaceに完全移行しないといけない」ということはなくて、「使いやすいところだけGoogle Workspaceに置き換える」くらいの気楽さで始めるのがいいと思います。

まとめ：まず1つ試すところから始めてみてください

で、結論から言うと。Google Workspaceはテレワークのストレスを減らすツールが揃っていますが、一気に全部使おうとすると絶対に挫折します。

ぼくがリモートワークを始めた頃、これらの機能を知らずにメールとPDFで全部管理しようとして本当に大変でした。あの頃の自分に教えてあげたいと思って書いた記事でもあります。

まず一つだけ——カレンダーの共有設定か、Google Formsでのアンケート作成あたりが「すぐできて効果が見えやすい」のでおすすめです。「これ便利じゃん」という体験が一度あると、自然と他の機能も試してみたくなります。ぜひやってみてください。

この記事を書いた人

タケPM

新卒でSIerに入社後、Web系企業への転職を経て、現在はフリーランスのプロジェクトマネージャーとして複数の案件を掛け持ちしています。リモートワーク歴は5年以上。転職・フリーランス転向・リモートワークと、自分が経験してきたことをそのまま書いています。きれいに整理された情報より、泥臭いリアルを優先して発信するのがモットーです。

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